در طول سالیان اخیر، مهارت مذاکره اهمیت روزافزونی در روند فروش شرکت‌ها در سراسر جهان داشته‌است. در این نوشته به بررسی اهمیت اصول و فنون مذاکره می‌پردازیم و نمایی کلی به همراه نکاتی ارزنده را از مراحل اساسی موردنیاز برای ایجاد یک روش مذاکره‌ی قوی و مؤثر بیان می‌کنیم.
منظور از اصول مذاکره چیست؟
درواقع مذاکره را میتوان به عنوان هنری در نظر گرفت که دستیابی به تمامی پتانسیل‌های آن به کسب مهارت روزافزون نیاز دارد. چنانچه بنا باشد که اصول و فنون مذاکره را به طور خلاصه بیان کنیم، میتوان گفت: منافع مشتریان خود را در قلب فرایند مذاکره قرار دهید. مشتریانی که احساس می‌کنند شما یک شریک منطقی هستید و به منافع آن‌ها اهمیت می‌دهید، بسیار بیش‌تر از کارکنان سازمان شما به شما اعتماد خواهند کرد.
مراحل اصول و فنون مذاکره
برای آشنایی با مراحل مذاکره 10 گام اساسی برای اصول و فنون مذاکره را که توسط ICC یا اتاق بازرگانی بین‌المللی توصیه شده‌است را عنوان و بررسی می‌کنیم:
- 1- راهبرد کلی مذاکره‌ی خود را با دقت تعیین نمایید.
درمورد راهبرد و روش مذاکره‌ی خود با اعضای مربوط در سازمان گفت‌وگو کنید. بر اساس بینشی که از سوابق معاملات به دست آورده‌اید، اهداف روشنی را که باید حاصل شوند، تعیین کنید. یادگیری از مذاکرات گذشته مؤثرترین راه برای بهبود و یادگیری اصول و فنون مذاکره است. درباره‌ی شرکای مذاکرهکنندهی خود و شرایط فعالیت تجاری آن‌ها اطلاعات کسب کنید. درک علایق، اولویت‌ها، محدودیت‌ها و میزان اختیارات آن‌ها به شما کمک می‌کند تا نیازها و اولویت‌های واقعی آن‌ها را بهتر درک کنید.
هر قانونی که برای تأمین یا تکمیل توافق‌نامه‌ی احتمالی قرارداد شما لازم است را جست‌وجو کنید و از آن آگاهی داشته‌باشید. برای شروع مرحله‌ی آماده‌سازی، رویکرد فروش خود را سازمان‌دهی کنید و از زمان اولین تماس خود با مشتری تا پایان موفقیت‌آمیز قرارداد مراحل لازم را ذکر کنید. این کار به شما کمک می‌کند کتا منابع موردنیاز برای انتقال به هر مرحله مشخص شوند و هم‌چنین این کار بدون هرگونه ایراد یا مشکل احتمالی برای سازمان صورت بگیرد.
- 2- به تفاوت‌های فرهنگی را در اصول و فنون مذاکره توجه کنید.
کلید یافتن رویکرد اصول و فنون مذاکره، درک چهارچوب فکری شریک مذاکره و نحوه‌ی فعالیت آن‌هاست. به خاطر داشته‌باشید که ممکن است عادات فرهنگی و فرضیات شما درمورد چگونگی فعالیت یک کسب‌وکار با اصول افرادی که شریک مذاکره‌ی شما هستند، به‌شدت متفاوت باشند.
برای رسیدن به این هدف به طور دائم فرضیات خود را مورد سؤال و بازنگری قرار دهید و به فرضیاتی که ممکن است شریک مذاکره‌کننده‌تان درباره‌ی شما داشته‌باشد، به‌خوبی فکر کنید؛ هم‌چنین، تلاش کنید با ذهن باز و داشتن چهارچوبی انعطاف‌پذیر در مذاکره، اختلافات موجود را رفع کنید.
- ۳- دررابطه با روند صحیح مذاکره با شریکتان به توافق برسید
مشخص کردن روند صحیح مذاکره با شریکتان برای اطمینان از پیشرفت در مراحل اولیه‌ی مذاکرات تا پایان نتیجه‌ی نهایی بسیار راه‌گشا خواهد بود. هدف اصلی در این مرحله این است که طرفین مذاکره با رعایت اصول و فنون مذاکره درمورد سؤالات اولیه مانند جدول زمانی، مکان‌ها و برنامه‌های جلسات شرکت‌کنندگان، زبان مراحل و تخصیص مسئولیت‌ها با یکدیگر توافق کنند. توافق درمورد چنین تعهداتی با شریکتان، زمان صرف‌شده برای مذاکره را کاهش می‌دهد.
- ۴- پیش‌بینی روش تخصیص منابع انسانی و فنی مناسب را فراموش نکنید
روند بهینه‌سازی اصول و فنون مذاکره شما، به توانایی‌تان در پیش‌بینی افراد و موارد موردنیاز در مراحل مختلف فروش برای شکل دادن یک معامله‌ی خوب بستگی دارد. هرچه پیش‌بینی شما از منابع انسانی و فنی مورد نیاز کامل‌تر باشد، روند معاملات با موانع کم‌تری روبه‌رو خواهد بود. تمام منابع فنی موردنیاز در مراحل مختلف مذاکره (پیش‌نویس توافق‌نامه و مدارک پرینت‌شده‌ی حاوی جزئیات خدمات) را تهیه کنید؛ علاوه بر این، برای جلوگیری از هرج‌ومرج، آرامش خود و تیم مذاکره‌کننده را حفظ کنید.
- ۵ – رابطه‌ی تجاری را بر پایه‌ی اعتماد برقرار کنید
مذاکره زمانی اتفاق می‌افتد که طرف دیگر معتقد باشد که شما کالایی یا خدماتی دارید که نیازهای آن‌ها را برآورده می‌کند؛ بنابراین، یکی از اصول و فنون مذاکره این است که همیشه در هنگام مذاکرات بر راه‌حل‌های مبتنی بر نیاز تمرکز کنید. برای دستیابی به درک واقعی از انتظارات آن‌ها، از نیازها و اولویت‌های شریک مذاکرهکنندهی خود آگاه باشید و بحث‌ها را باز و شفاف نگه دارید. اشتباهی که معمولا توسط عوامل فروش انجام می‌شود، می‌تواند به عنوان نماد فروشی پر از خطا تلقی شود؛ با این حال، با توجه کردن به نیازهای شریک مذاکره می‌توانید به‌راحتی از آن جلوگیری کنید.
اصول و فنون مذاکره می‌گوید که در فرایند مذاکره به جای این‌که به آن‌چه می‌خواهید بفروشید فکر کنید، روی آن‌چه شریک مذاکره‌ی شما نیاز دارد، تمرکز کنید. با این کار شما اعتماد او را جلب خواهید کرد که می‌تواند به رابطه‌ی حرفه‌ای طولانی‌مدتی منجر شود.
- ۶- رابطه‌ی تجاری را بر پایه صداقت برقرار کنید
حفظ بالاترین استانداردهای یکپارچگی همواره برای تقویت روابط تجاری همراه با احترام و اعتماد متقابل مهم است. لازم نیست همه‌چیز را برای شریک تجاری خود فاش کنید، اما هرگز در جهت گمراه کردن او گام برندارید؛ زیرا این امر می‌تواند ادامه‌ی مذاکرات، روابط کاری و اعتبار شما را در جامعه‌ی تجاری محلی یا بین‌المللی به خطر بیندازد. رعایت اصول صداقت در اصول و فنون مذاکره به شریک مذاکرهکنندهی شما این پیام را می‌دهد که رویکردی جدی در مذاکره دارید و در نتیجه تأمین‌کننده‌ی معتمدی هستید.
- 7- احساساتی نشوید
مهم نیست که ادامه‌ی بحث‌های مذاکره تا چه میزان احساساتتان را برانگیخته کرده‌است. اصول و فنون مذاکره می‌گوید که باید تلاش کنید تا آن‌ها را مدیریت کنید. ممکن است در حین مذاکره با فردی روبه‌رو شوید که آستانه‌ی صبر شما را آزمایش می‌کند؛ با وجود این، آرام و حرفه‌ای برخورد کنید. این کار نشان می‌دهد که شما قادرید مستقل از هرگونه تحریک طرف مقابل عمل کنید.
فردی که شما را منطقی و حرفه‌ای می‌بیند، بیش‌تر تمایل دارد که نگرانی‌های واقعی خود را با شما در میان بگذارد و این موضوع او را تشویق می‌کند تا با شما هم‌کاری کند و در یافتن راه‌حل‌های مناسب برای رفع نیازهای خود از شما کمک بخواهد.
- ۸- انعطاف‌پذیری مناسب داشته‌باشید
اصول و فنون مذاکره می‌گوید که عنصر کلیدی برای موفقیت در مذاکرات یافتن تعادل مناسب بین منافع سازمان شما و سازمان مقابلتان است. چارچوب بندی در مذاکره باید دارای صداقت و ذهنیت باز باشد و به هر دو طرف این امکان را بدهد تا تعادل درست را پیدا کنند.
- ۹- تعهدات خود را واقع‌بینانه بنا کنید
فقط به اقداماتی که واقعا قصد انجامشان را دارید، متعهد شوید. همان طور که انتظار دارید شریک مذاکرهکنندهی شما نیز این کار را انجام دهد.
- ۱۰- به درک مشترک برسید
هنگامی که به مرحله‌ی نهایی مذاکره می‌رسید، تلاش کنید از هرگونه سوءتفاهم احتمالی درباره‌ی موارد توافق‌شده توسط طرفین جلوگیری کنید.
بدین منظور، قبل از رسیدن به نتیجه‌ی نهایی درمورد روند مذاکره، با کمک شریک مذاکرهکنندهی خود و با رعایت اصول و فنون مذاکره خلاصه‌ای از توافق‌نامه‌ی کلی را تهیه و سپس آن را نهایی و امضا کنید. با این کار خواهید دانست که درک و تفاهم شما و شریکتان در کدام قسمت همسو است. اصلاح هرگونه واگرایی در این مرحله از روند مذاکره، از ناامیدی طرفین و عدم موفقیت مذاکره جلوگیری خواهد کرد که به نوبه‌ی خود می‌تواند بر روابط کلی شما با مشتریانتان تأثیر بگذارد.
خلاصه
روند مذاکره می‌تواند بسیار پیچیده باشد و لازم است برای تأثیرگذاری بیش‌تر آن، به مهارت‌های ویژه‌ای، از تجزیه‌و‌تحلیل تاریخچه‌ی مذاکرات با شرکت‌های قبلی گرفته تا داشتن خودآگاهی درمورد تفاوت‌های فرهنگی، مجهز باشید.
مذاکره زمانی اتفاق می‌افتد که طرف دیگر معتقد باشد که شما کالایی یا خدماتی دارید که نیازهای آن‌ها را برآورده می‌کند. قبل از رسیدن به نتیجه‌ی نهایی درمورد روند مذاکره، با کمک شریک مذاکرهکنندهی خود و با رعایت اصول و فنون مذاکره خلاصه‌ای از توافق‌نامه‌ی کلی تهیه و سپس آن را نهایی و امضا کنید.
