براساس آمار منتشریافته از شرکت آی بی ام (IBM) روزانه بیش از ۲.۵ کوینتیلیون بایت دیتا تولید می‌شود. پرواضح است که در جهانی کنونی با حجم عظیمی از اطلاعات روبه‌رو هسستیم و در دنیایی که در این حجم عظیم از اطلاعات در حال غرق شدن است، این نکته بسیار حائز اهمیت است که بتوانید اطلاعات فاقد اهمیت را حدف کنید و تنها اطلاعاتی را که برای شما و شرکت‌تان مهم و حیاتی هستند را به دست بیاورید. اینگونه شما می‌توانید به‌سرعت و به‌راحتی، به تصمیماتی صحیح برای پیشرفت دست یابید.
شما از طریق یک داشبورد مدیریتی می‌توانید مقدار بسیار عظیمی از اطلاعات را مورد بررسی قرار دهید و تصمیماتی را مبتنی بر اطلاعات واقعی و در زمان صحیح اتخاذ کنید.
در این نوشته قصد داریم به معرفی داشبورد های مدیریتی، انواع آن و مقایسه آن با کارت های امتیازی بپردازیم.
داشبورد مدیریتی چیست؟
داشبوردها بیشتر شبیه داشبورد خودرو هستند. آنها برای متخصصین عملیاتی و سرپرستان، امکان نظارت بر رویدادهای ایجادشده توسط فرآیندهای کسب و کار را فراهم می‌کنند. اما بر خلاف خودروها، بیشتر داشبوردهای کسب و کار، رویدادها را در زمان واقعی وقوع نشان نمی‌دهند؛ آنها وقایع را به موقع و هرگاه کاربران نیاز به دیدن آنها دارند، نشان می دهند. این کار می تواند بسته به فرآیند کسب و کار، نوسانات آن و این که چه مقدار برای کسب و کارش حیاتی است، هر ثانیه، دقیقه، ساعت، روز، هفته یا ماه صورت گیرد. با این وجود، بیشتر عناصر موجود در داشبوردها، به صورت روزانه با دقت اندازه گیری ای در حد دقیقه یا ساعت به روزآوری می شوند.
داشبوردها اغلب عملکرد را به صورت عینی یا تصویری و با استفاده از نمودارها یا تصاویر ساده همچون صفحات مدرج و مترها نمایش می دهند. با این وجود، نمودارها یا تصاویر داشبوردها اغلب به صورت آنی به روز می شوند و باعث می شوند که نمودارها یا تصاویر به طور پویا یا تغییر کنند. از سوی دیگر، افرادی که فرآیندهای عملیاتی را نظارت می کنند، اغلب رنگهای عینی یا بصری را در هم ریخته یا آشفته می بینند و تمایل دارند که داده ها را به شکل اصلی خود، مثل اعداد یا متن، به همراه تصاویر عینی ببینند.
کارت های امتیازی چیست؟
از سوی دیگر، کارت های امتیازی بیشتر شبیه به نمودارهای عملکردی می باشند که برای پیگیری پیشرفت در دستیابی به اهداف به کار می رفتند. کارت های امتیازی معمولا تصاویر ماهیانه ای از داده های خلاصه شده برای مدیران کسب و کاری که اهداف راهبردی و بلندمدت را پیگیری می کنند، نمایش می دهند یا تصاویر هفتگی و روزانه ای از داده ها را برای مدیرانی که نیازمند ترسیم پیشرفت مجموع پروژه های خود از حیث دستیابی به اهداف می باشند، ارائه می کنند. در هر دو حالت، داده ها به درستی خلاصه می شوند، به گونه ای که کاربران بتواند وضعیت عملکردشان را در یک نگاه ببینند.
کارت های امتیازی نیز مانند داشبوردها برای نشان دادن وضعیت، روند و مغایرت عملکرد در برابر اهداف، از نمودارها و تصاویر عینی استفاده می کنند. هرچه کاربران در سازمان دارای جایگاه بالاتری باشند، بیشتر ترجیح می‌دهند که عملکرد را به صورت عینی و بصری ببینند.
با این وجود، بیشتر کارتهای امتیازی هم چنین شامل تفسیر متنی میشوند که نتایج عملکرد را تفسیر می کند، اقدامات انجام شده را شرح می دهد و نتایج آینده را پیش بینی می‌کند.
جدول مقایسه داشبورد و کارت امتیازی
| ویژگی | داشبورد | کارت امتیازی |
| هدف | اندازه گیری عملکرد | نمودار پیشرفت |
| کاربر | متخصصان | مجریان |
| به روز رسانی | به موقع | دوره ای |
| داده | رویدادها | چکیده ها |
| نمایش | تصاویر عینی و داده های خام | تصاویر عینی و نظرات اصلاحی |
انواع داشبوردها
داشبوردها به طور کلی به 3دسته تقسیم میشوند:
- الف) داشبوردهای عملیاتی
- ب) داشبوردهای تاکتیکی
- ج) داشبوردهای راهبردی
الف – داشبوردهای عملیاتی
فرایندهای عملیاتی اصلی را نظارت می‌کنند و در ابتدا توسط کارکنان خط مقدم و سرپرستانشان به کار می روند؛ کسانی که به طور مستقیم با مشتریان سر و کار دارند و ایجاد یا تحول محصول و خدمات سازمانی را مدیریت می‌کنند. داشبوردها در ابتدا اطلاعات تفصیلی ای که فقط اندکی خلاصه شده اند را تحویل می‌دهند. به عنوان مثال، یک بازرگان اینترنتی ممکن است معاملات را به جای سطح مشتری، در سطح محصول دنبال کند. افزون بر این، بیشتر سنجه ها در یک داشبورد عملیاتی بسته به درخواست، روزانه در بازه دقیقه تا ساعت به روز می شوند. در نتیجه، داشبوردها بیشتر از تحلیل و مدیریت بر نظارت تأکید دارند.
ب – داشبوردهای تاکتیکی
یک سری فرآیندها و پروژه های بخشی یا اداری را دنبال می کند که مورد علاقه ی بخشی از سازمان یا گروه محدودی از افراد می باشد. مدیران و تحلیل گران کسب و کار داشبوردهای اجرایی را برای مقایسه ی عملکرد پروژه ها با حوزه های کاری خود با برنامه های بودجه پیش بینی ها یا نتایج دوره ی آخر به کار می برند. به عنوان مثال، یک پروژه برای این که تعداد خطاهای موجود در یک پایگاه داده مشتری را کاهش دهد، ممکن است از داشبوردهای اجرایی استفاده کند تا از این طریق، پیشرفت در طول ۱۲ ماه گذشته برای رسیدن به ۹۹٫۹ درصد داده های بدون نقص در رابطه با مشتری تا سال ۲۰۰۷ را نظارت کرده، نمایش داده و تحلیل کند.
ج – داشبوردهای راهبردی
اجرای اهداف راهبردی را نظارت می کند و بارها با استفاده از رویکرد کارتهای امتیازی متوازن اجرا می شود؛ هرچند که مدیریت کیفیت جامع، شش سیگما و دیگر متدولوژی ها را نیز به کار می برد. هدف داشبوردهای راهبردی این است که سازمان را پیرامون اهداف راهبردی هم راستا کند و همه ی گروهها را وادار کند در همان جهت حرکت کنند. برای انجام این کار، سازمان ها کارت های امتیازی سفارشی شده را میان همه ی گروههای سازمان و گاهی نیز همه ی افراد توزیع می کنند. این کارت های امتیازی آبشاری ، که معمولا هفتگی یا ماهانه به روز می شوند، ابزار نیرومندی را در اختیار مدیران اجرایی می گذارند تا راهبرد را اطلاع رسانی نمایند، عملیات را شفاف کنند و محرکهای کلیدی عملکرد و ارزش کسب و کار را شناسایی کنند. داشبوردهای راهبردی بیشتر از نظارت و تحلیل، بر مدیریت تأکید دارند.
سه مرحله ی حیاتی وجود دارد که می بایست در به کارگیری داشبوردها مورد توجه قرار گیرند:
- مخاطب هدف داشبورد
- نوع داشبورد مورد استفاده
- فراوانی به روز آوری داده ها
برخی از داشبوردهای پروژه ای بر شاخص های کلیدی عملکردی تمرکز دارند که بخشی از مدیریت ارزش کسب شده می باشند. ممکن است نیاز گردد که روزانه یا هفتگی به روز شوند. داشبوردهای مرتبط با سلامت مالی یک شرکت ممکن است ماهانه یا فصلی به روز شوند.
نتیجه گیری
در پایان، مادامی که این ابزار به تمرکز کاربران و سازمانها بر آنچه واقعا اهمیت دارد، کمک کند، تفاوتی نمی کند که از واژه داشبوردها یا کارت های امتیازی استفاده کنید.
هم داشبوردها و هم کارتهای امتیازی نیازمند نمایش اطلاعات حیاتی عملکرد در یک تک صفحه می باشند، به گونه ای که کاربران بتوانند نتایج را در یک نگاه بررسی داشبوردها برای مدیریت پروژه مناسب تر از کارت های امتیازی هستند.
اگرچه هر دو واژه به تناوب به کار می روند، اما بیشتر مدیران پروژه ترجیح می دهند داشبوردها یا گزارش داشبوردها را به جای کارت های امتیازی به کار برند.
