مدیریت تغییر از اواخر دهه 1950 و اواخر دهه 1960 به عنوان نوعی استراتژی بهینه سازی مطرح شد و توسعه یافت و در دهه 90 موضوع مدیریت تغییر در محیط کسب و کارها مورد توجه قرار گرفت و سرانجام در قرن 21 به عنوان یکی از فرآیندهای رسمی سازمانی جای گرفت.
تغییرات و بهبود فرآیندها می‌تواند شرایطی را ایجاد کند تا افراد و سازمان رشد پیدا کنند. در این نوشته قصد داریم به ریز و درشت مفهوم مدیریت تغییر بپردازیم و همچنین بررسی می‌کنیم چه سازمان هایی به آن احتیاج دارند.
تحولات و تغييرات سريع دنیای امروز و دگرگوني‌هاي وسيع، فراگير و عميق در جوامع، سازمانها و محيط‌هاي اقتصادي، اجتماعي، سياسي، فرهنگي، تكنولوژيكي و مديريت موجب شدند تا مدیریت تغییر امروزه به عنوان یک ضرورت اساسی در سازمان ها عنوان شود.
تغییر سازمانی چیست؟
پیش از وارد شدن به بحث مدیریت تغییر بهتر است بدانیم اصلا تغییر سازمانی چیست. تغییرات و بهبود فرآیندها می‌تواند شرایطی را ایجاد کند تا افراد و سازمان رشد پیدا کنند، درواقع تغییر سازمانی حرکت رو به آینده سازمان است که کشف دانش و حفره های عملکردی باعث ایجاد تغییراتی میشود که در صورت اعمال بازخوردی مناسب میتوان به بهبود مستمر دست یافت. تغییرات تحمیل شده در سازمان برای بسیاری از مدیران نامطلوب است اما به جهت رشد و بقای سازمان در محیط رقابتی امروز رویارویی با بسیاری از این تغییرات، اجتناب ناپذیر است.
انواع تغییر سازمانی عبارتند از:
- ماموریت و استراتژیک
- سیاست ها و توافقات قانونی
- ساختار سازمانی
- فرآیندها
- کارکنان
- فرهنگ
- فناوری
در تغيير سازمانی بايستي به نكات اساسي زير توجهی خاص داشت:
- تغييرات بايد مرتبط با اهداف کلان و چشم انداز و ارزش های سازمانی باشند، چنين تغييري بر اساس نقاط قوت سازماندهي مي شود و هر تغييري را براي اعضاء سازمان مشروع مي سازد.
- به هم آميختن قوت هاي شركت براي انتخاب افراد كليدي براي مشاغل و مسئوليتهاي مهم در بكار بردن استراتژي‌هاي جديد شركت، به طوري كه افراد كليدي در استفاده از استراتژي‌هاي جديد شركت، هنجارها و ارزشهاي خود را در سازگاري فرهنگي سازمان به منصه ظهور ميرساند.
- تقويت ارزشهاي جديد سازمان كه ممكن است به عنوان يك استراتژي حمايتي و يا استاندارد استراتژي سازمان پذيرفته شده و موجب تغييراتي در فرآيند كار و واحدهاي شركت گردد، نظير مدل « پدر » ايران خودرو كه با ساختار تشويقي انجام ميپذيرد.
چرا سازمانها به مدیریت تغییر نیازمندند؟
حال که با تغییر سازمانی آشنا شدیم خوب است بدانیم که سازمان ها به چه دلیل به تغییرسازمانی نیاز دارند. بنجامین فرانکلین می‌گوید اگر تغییرات را خاتمه دهید، زندگی خود را خاتمه داده اید. نسبت اعتراضات در خصوص تغییر در سازمان برابر با نفرات سازمان است. دو اصل اساسي براي ايجاد تغيير سازماني وجود دارد: پيوستگي و تغيير. اینکه رهبران تغییر بتوانند در عین یکپارچگی بهبود مستمر را ایجاد کنند امری اساسی در مدیریت تغییر سازمانیست. از اقدامات لازم در تأمين دو اصل اساسی مطرح شده، برگزاری جلسات رسمی و غیر رسمی کوتاه مدت و مستمر براي تبادل و دستیابی اطلاعات مدیران است که حداقل هفته‌اي يكبار بايد برگزار شود، در این امر رهبران نیز حمایت لازم را پیدا میکنند. تسهیم و به اشتراک گذاری اطلاعات بين مديران گروه تغيير کمک می‌کند که در با قرارگرفتن در یک اجتماع خودمانی حس اعتماد و بروزرسانی اطلاعات صورت گیرد.
مدیریت تغییر چیست؟
تاکنون با مفهوم تغییر سازمانی آشنا شدیم، اما این تغییرات چه زمانی صورت می‌گیرد؟ شکل گیری تغییرات سازمانی زمانی اتفاق می افتد که سازمان تصمیم می‌گیرد که برای بهبود و رسیدن به اهداف استراتژیک در آینده تغییر وضعیت دهد.
مدیریت تغییر در سه سطح مدیریت تغییر فردی، مدیریت تغییر سازمانی و مدیریت تغییر شرکتی موجب کشف دانش و حفره های عملکردی و به سبب آن باعث ایجاد تغییراتی میشود که در صورت اعمال بازخوردی مناسب میتوان به بهبود و حرکت به سوی آینده درخشان دست یافت. مدیریت تغییرات سازمانی، فرآیند برنامه‌ریزی شده اجرای تغییرات در سازمان است.
مدیریت تغییر به دلایلی مختلفی اتفاق می‌افتد از جمله:
- تغییر سیاست های سازمانی
- تغییر محیط و بازارهای داخلی و خارجی
- تغییر در فرهنگ و سبک زندگی و تقاضای مشتریان
- کاهش هزینه های سازمان با حداکثرکارایی در دنیای رقابتی امروز
که البته مورد آخر را میتوان مهمترین و اصلی ترین عامل دانست. نکته مهمی که در مدیریت تغییر به آن توجه داشت این است که تغییرات باید به گونه ای برنامه ریزی و اعمال شوند که دارای کمترین بار روانی و مقاومت کارکنان باشد.
چالش های مدیریت تغییر
این رهبران روشنفکر سازمان هستند که توانایی‌های نهفته وبالقوه سازمان برای تغییر را می‌بینند و از آنها برای اعمال مدیریت تغییرات استفاده میکنند و شاید بهترین نامی که بتوان برای کشف و ازبین بردن چالش های سازمانی نامید «حفره‌ی عملکرد» است. با وجود این، تغییرات سازمانی اکثر اوقات با مقاومت مواجه میشود و از نظر اجرا کنندگان حتی خیلی وقت‌ها شکست هم می‌خورد. این شکست ممکن است به‌خاطر روشی باشد که این تغییرات تصور، اعلام و اعمال شده‌اند یا به‌خاطر مقاومت داخلی‌ای باشد که این تغییرات به همراه دارند. به‌عبارت دیگر، کارکنان پیشرفت این تغییرات را کُند میکنند چون فکر میکنند با منافع آنها در تضاد است.
گرچه مهمترين عوامل در تغییر، آموزش مهارتها و ايجاد انگيزه برای کارکنان سازمان است اما اعمال تغییرات به هر شکل و اندازه ای مقاومت وکارشکنی هایی را بدنبال دارد. هر فرد یا گروهی که بخواهد این تغییرات را در سازمان اعمال کند می‌بایست انتظار رویاروی با مخالفت را داشته و تمهیدات لازم جهت جاری سازی و ارائه آن را لحاظ کند، بهرحال مخالفت با این امر بدلیل تغییرات در رویه عملکرد افراد امریست عادی و طبیعی و شکستن عادات و وابستگی افراد را در پی دارد. استراتژی بکار گرفته شده در این امر می‌تواند باعث شکست یا پیروزی شود که عموما با ایجاد انگیزه در کارکنان میتوان این امر را محقق ساخت.این اتفاق باید قدم به قدم بیفتد. در این صورت «تغییرات مدیریت‌شده» شبیه به «تغییرات طبیعی» می‌شوند. تغییرات سازمانی علاوه بر ایجاد مقاومت، باعث ایجاد نگرانی برای آینده نیز می‌شوند. اگر افراد نسبت به تغییرات آینده دیدگاه مثبتی داشته باشند، مقاومت آنها کمتر میشود. برای کاهش و به حداقل رساندن عوامل اصلیِ واکنش های منفی راه کارهایی پیشنهاد میشود از جمله:
- آموزش به کارکنان و ارتباطات مثبت و دوطرفه
- میتوان با ارائه گزارش، یادداشت، ارائه‌ی گروهی یا بحث‌های فردی، طبیعت و منطق تغییرات را به کارکنان اطلاع داد.
- کارکنان می‌بایست در این امر مشارکت داده شوند و در طراحی و مراحل اجرای تغییرات دخالت کنند.
از مهمترین نکات مدیریت تغییر نحوه آماده سازی و حمایت مدیران سازمان است که با دراختیار داشتن منابع کافی میتوان افراد را در حل بحران تغییر همراهی کرد. راهکارهایی همچون سیستم پاداش و تشویق ،مذاکره های گروهی، ترفیع مقام و پست سازمانی از دیگر روش های اجرایی در تغییر فرآیندهای سازمانی است. آخرین گزینه مدیریت تغییر استفاده از سیستم اجبار، تنبیه و تهدید است که افراد را مجبور به تغییر می‌کند که البته باید انتظار عملکرد منفی و گهگاهی خرابکاری را در سازمان داشت. در بسیاری از سازمانها، مقاومت در برابر تغییر به شکلهای زیر نمود پیدا می‌کند : خرابکاری، غیبت، شکایات و دادخواهی های بی پایه و اساس و نشان دادن بی میلی در همکاری و تشریک مساعی با دست اندر کاران سازمان.
استراتژي‌هاي رهبري تغيير شامل:
- رهبري تغيير از طريق قدرت
- رهبري تغيير از طريق استدلال
- رهبري تغيير از طريق بازآموزي
10 گام کلیدی در جهت همراستا سازی کارکنان در مدیریت تغییر
- شناخت كاركنان و درجریان قرار گرفتن آنها در برنامه تغییر سازمانی.
- ماهيت‌ها و دلايل شناسايي شده و مسيركلي حركت، منطق و اهميت آن را تعيين كنيد.(چيست‌ها و چراها را بشناسيد).
- با شناسایی ریسک های منفی از تمامی نقاط تهدیدآمیز باخبر باشید.
- از نقاط قوت و فرصت ها(ریسک مثبت) آگاهی پیدا کنید.
- اجرای تغییر باید با استراتژی و اهداف کلان همراستا باشد.
- تمام جوانب حوزه کسب و کارتان را برای تغییر درنظر بگیرید.
- انعطاف پذیری، آرامش و ایجاد حس مثبت می‌تواند در موفقیت شما و سازمان نقش مهمی ایفا کند.
- از سیستم و نگرش SMART استفاده کنید.
- با فرهنگ سازی تغییرات را پایه ریزی و تثبیت کنید.
- تغییرات را بررسی کرده میزان انحرافات را بدست آورده و مجددا بازخور گرفته و این گام ها را بصورت مداوم در فرآیندهای سازمانی جاری کنید.
نظامهاي بهسازي ، بهبود و مديريت تغییر عبارتند از:
- نظام مديريت كيفيت بر پايه استانداردهاي سري 9000
- نظام مهندسي ارزش (Value Engineering)
- نظام آراستگي(5S)
- نظام مديريت چرخه بهرهوري(Productivity Cycle)
- نظام كايزن(Kaizen)
- نظام تعالي سازماني بر پايه مدل(Business Excellence Models)
- نظام مديريت استراتژيك(Strategic Management)
- نظام (Six Sigma)
- نظام عارضهيابي شركتها
- نظام مهندسي مجدد فرآيندها(Business Process Reengineering)
مدل های مدیریت تغییر
- مدل مدیریت تغییر لوین
- مدل ۷ s مک کینزی
- نظریه مدیریت تغییر جان کاتر
- مدل آدکار ADKAR
- نظریه تلنگر Nudge
- مدل گذار بریجز
- چارچوب تغییر کوبلر راس
- مدل تغییر ساتیر
دنیای امروز به خصوص پس از ظهور اینترنت به سرعت در حال تغییر است و همه کسب و کارها صرف‌نظر از اندازه، صنعت و سن به تغییر و به تبع آن مدیریت تغییر نیاز دارند.
سازمان هایی که تغییر را تحمل نمی‌کنند و یا از تغییر سازمان می‌ترسند از غافله عقب می‌مانند اما سازمان‌هایی که با این تغییرات همگام می‌شوند و در سازمان خود تغییر ایجاد میکنند و همچنین مدیریت تغییر سازمانی را به‌درستی اجرا میکنند، به‌خوبی نیز رشد خواهند کرد و به فضای سریع تجارت خارجی، اقتصاد محلی، اقتصاد جهانی و پیشرفت فناوری پاسخ خواهند داد.
