بررسی موضوعی تحت عنوان مدیریت دانش برای اولین بار با گزارش سالیانه ۱۹۹۴ شرکت سوئدی پیشرو در خدمات مالی به نام اسکاندیا شروع شد. این گزارش دربرگیرنده یک سلسله تحلیل‌های مالی بود که تلاش می‌کرد ارزش سرمایه فکری شرکت – داراییهای دانشی – را كمی کند. تلاش عمده در این خصوص در حقیقت در سال ۱۹۹۱ آغاز شد و شامل تلاشهای اولیه در جهت فراهم آوردن یک روش شناسی بود تا بتواند ارزش دانش در این شرکت را به گونه ای کمی محاسبه کند.
سرانجام شرکت به یک جنبه غیرکمی شده ای در مؤسسه دست یافت که از قدیم مورد توجه قرار داشت: سرمایه فکری حداقل به اندازه سرمایه مالی سنتی در تأمین درآمدهای پایدار نقش دارد. تلاش شرکت اسکاندیا در این زمینه فراتر از تلاش بسیاری از تحلیلگران مالی و حسابرسانی بود که تعریفشان از سرمایه فکری و داراییهای دانشی عبارت بود از رقمی غیر مهم و من عندی در تراز پرداختها که به منظور کسب شهرت و اعتبار به کار می رفت. اسکاندیا بدون توجه به این که آیا روش شناسی اش به گونه وسیع توانسته است خود را تثبیت کند یا نه، موضوعی را به اثبات رساند که سالها مورد ظن و گمان بسیاری از مدیران بود: دانش – دانش سازمانی – دارایی باارزشی است که مثل سایر دارایی‌ها به مدیریت، رشد و بهره برداری نیاز دارد.
دانش سازمانی چیست؟
تعاریف مختلفی برای دانش سازمانی ارائه شده است. برای برخی، دانش سازمانی فرزانگی است که نتیجه یادگیری و تجربه است؛ برای برخی دیگر دانش سازمانی با فقط یادگیری یا فقط تجربه است؛ و برای برخی دیگر دانش سازمانی، اطلاعات با داده ها می باشد. آیا دانش چیز مکتوب یا ملموسی است که بشر به آن دست یافته است، با فرایندی است که از ذهن انسان، وقتی به آن اطلاعات خورانده می شود تراوش می کند؟ جواب این سؤال آن گونه که در ابتدا ساده و آشکار به نظر می رسد نیست. فلاسفه و فرزانگان سالهاست که ایده دانش را مورد بحث و بررسی خود قرار داده اند.
این مساله، وقتی به دانش سازمانی مربوط می شود، بسیار مشکلتر می‌گردد. حق ثبت اختراعات، علائم تجاری و حق چاپ از نظر قانونی جزء دارابیهای فکری شرکتها به شمار می روند ولی آیا اینها می توانند به عنوان دانش سازمانی به حساب آیند؟ آیا داده های ضبط و انبار شده در پایگاه های مختلف و نظام های تولید دانش سازمانی اند، یا مواد خامی هستند که از آنها دانش سازمانی به گونه ای نشان می‌گیرد؟
مدیریت دانش چیست؟
مدیریت دانش اگر دانش ضمنی باشد و درک کانونی (که به آن صریح هم اطلاق می شود) برای کارکرد اثربخش آن به کار گرفته شود، در آن صورت دانش سازمانی، درک ضمنی و كانونی است که سازمان و شرکای آن به کار می گیرند تا در محیط کار و تجارت به گونه ای اثربخش عمل کنند. ولی این سؤال باقی می ماند که مدیریت دانش چیست.
یک مشکل معمول در تعریف مدیریت دانش این است که تعریف دانش به اندازهای وسیع است که تقریبا هر چیزی که اجازه درک مفاهیمی را بدهد که فرد برای کارکرد اثر بخش در این جهان بدان نیاز دارد، می توان مدیریت دانش نامید. جاستین هوبارد، در مقاله ای در مجله هفته اطلاعات، این مشکل را متذکر می شود که: فهم مدیریت اطلاعات همچنان نسبت به سایر کاربردهای پیچیده مشکلتر است؛ زیرا فرایند کسب و کاری که مدیریت دانش به دنبال رایانه ای کردن آن است در دنیای واقعی بسیاری از سازمانها وجود ندارد.
چون سازمانها فرایندهایی برای ایجاد اسناد دارند، ابزارهایی که به آنها کمک می کنند تا این اسناد را ایجاد کنند بخوبی شناخته شده اند. به همین ترتیب، سازمانها فرایندهایی برای محاسبه دارند، و ابزارهایی که به محاسبه اعداد کمک کند نیز به خوبی شناخته شده اند. ولی احتمالا بسیاری از سازمانهای غیر از بخش تحقیق و توسعه که بازده آن حق اختراعات یا محصولاتی شبیه آن است، فرایندهای خلق دانش را ندارند. در نتیجه، مدیریت دانش به صورت یک روش یا مجموعه ای از شیوه های کار، بدون فرایندی که بر اساس آن عمل کند در می آید. ابزارهای مدیرت دانش، با هیچ فرایند خاصی همبستگی ندارند. برای مثال، یک کلمه پرداز اگر در جهت مستندسازی کلامی عملکرد یک تیم برای حل یک مسأله خاص به کار رود، ابزار مدیریت دانش تلقی می شود. وقتی که این ابزار برای ایجاد برگه ای جهت تعیین وقت ملاقات به کار می رود بسختی می توان آن را به عنوان ابزار مدیریت دانش تلقی کرد.
همچنان که هوبارد خاطر نشان می سازد « مشکل سازمانی که مدیریت دانش برای حل آن طراحی شده است، دانشی است که از طریق تجربه کسب می شود و به علت اینکه به طور رسمی مورد شراکت قرار نگرفته مورد استفاده مجدد قرار نمی گیرد. کارکنان مهارتها و فرایندهایی را در حین کار، از طریق تعامل با مشتریان و همکاران و از طریق درگیر شدن در فرایندهای متعدد سازمانی، یاد می گیرند، ولی هیچ ساز و کار رسمی آنچه را که آنها یاد می گیرند، سازماندهی می کنند، و برای دیگران فراهم می کنند در اختیار قرار نمی دهد. به همین ترتیب، سازمانها حجم وسیعی از اطلاعات را در اختیار می گیرند و این توانایی بالقوه را دارند تا مقدار بیشتری از اطلاعات اضافی دیگر را نیز در اختیار بگیرند؛ با وجود این، امکانات سازماندهی آن اطلاعات، پردازش آن به دانش و توزیع آن به سایرین جهت استفاده و پردازش بیشتر و تبدیل به دانش بیشتر در بهترین حالت، شکلی تکامل نا بافته و اولیه دارد.
بنابراین، مدیریت دانش، مثل ارتباطات، در بهترین وجه به عنوان روش یا شیوه عمل سازمانی تلقی می شود. مدیریت دانش شیوه شناسایی، در اختیار گرفتن، سازماندهی، و پردازش اطلاعات جهت خلق دانش می باشد، که پس از آن توزیع می شود و به عبارت دیگر در دسترس دیگران قرار می گیرد تا برای خلق دانش بیشتر به کار گرفته شود.
مدیریت دانش هر طور که تعریف شود به طور قطع هر روز رایج تر می شود.
در این نوشته اطلاعات بعنوان دانش مدنظر بوده است. دانش، در حقیقت اطلاعاتی است که بیشتر پالای شده است.
آینده مدیریت دانش در اینترنت و وب نهفته است. به موازات اینکه مدیران راهبرد مدیریت دانش سازمان خود را طراحی میکنند اینترنت/وب نقش مرکزی روزافزونی بازی خواهد کرد.
اینترنت/وب کارکردهای چندی دارد:
- نخستین هدف استاندارد برای یافتن و دسترسی به اطلاعات و دانش و وسیله برقراری ارتباطات بین شرکتها
- وسیله برقراری ارتباطات درون شرکتها و سایتی برای ذخیره و بازیابی دانش محلی
- دسترسی به بیشترین اطلاعات در سطح جهانی
- ابزار همکاری
